No escopo da modernização da Gestão Pública, a Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão (Sepog) abriu mais uma frente com o projeto de “Assentamento Funcional Digital”, a chamada Pasta Virtual do Servidor. A meta é ter todos os documentos referentes a vida pessoal e funcional de cada servidor digitalizados e armazenados em nuvem.

O projeto começou pela própria Sepog. Foram geradas 179 pastas com 44.370 documentos. Nesse momento, Citinova, Acfor, Procon, Clfor, Secel, Gabvice e Serce estão em processo de digitalização. “É mais um grande desafio, inclusive em números – serão 37 mil pastas e cerca de 8 milhões de documentos -, e tem impacto imenso no nosso dia a dia”, afirma a coordenadora estratégica de gestão de pessoas da Sepog, Noeme Milfont, responsável pelo projeto.

Em janeiro de 2020, as pastas virtuais começam a ser migradas para um módulo do novo RH Folha, sistema que está sendo criado do zero pela própria Prefeitura, também pela Sepog, por meio da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (Cotec). Elas são parte fundamental da base de dados que permitirá automatizar uma série de processos de Direitos & Vantagens, a exemplo do que já ocorre com a concessão de licença prêmio, por exemplo.

“Haverá um ganho de tempo enorme na tramitação de todos os processos ligados ao servidor porque a instrução do processo vai ser muito mais rápida, já que todos os documentos estarão acessíveis num ambiente seguro, além de permitir automatizar os processos”, reforça Noeme.

Na Sepog, o projeto piloto entra agora na segunda fase, a de regularização das pendências de cada servidor. Documentos que não estavam na pasta física na fase de digitalização terão que ser buscados ou, em alguns casos, produzidos e publicados. “Esse é um trabalho desafiador, mas a fase de digitalização também tem um desafio: interpretar atos, portarias, textos jurídicos de épocas diferentes, sem padronização, é complexo”, conta a gerente do projeto Ridênia Maia.  

Os próximos órgãos a digitalizar suas pastas são CGM, Setfor, Funci, Habitafor. Os órgãos ficam responsáveis por organizar as pastas individualmente e regularizar as que apresentam pendência. A Sepog assessora o trabalho, recebe as pastas, realiza nova conferência e sobe o material para o RH Folha, que deve estar pronto para rodar no primeiro semestre de 2020.

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