A Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão (Sepog) deu início à implantação de um dos projetos mais importantes da atual gestão: a virtualização dos processos que tramitam pelo Sistema Único de Protocolo (SPU), do início até a publicação no Diário Oficial. A meta é zerar o uso de papel, acabar com o calhamaço de cada protocolo gerado, agilizar o fluxo burocrático e economizar tempo e recursos.

“É uma mudança de cultura e de paradigma. Acabam as horas que os gestores dedicam a assinar papéis. A economia de dinheiro é muito significativa, você tem segurança nas informações, encontra rápido o que precisa. São muitos ganhos”, afirma o secretário Philipe Nottingham, que acompanha o trabalho da Coordenadoria de Modernização Organizacional (Cogem) e da Tecnologia da Informação (Cotec), responsáveis pelo projeto.

A fase piloto começou em novembro, em cinco órgãos: secretarias do Planejamento, Orçamento e Gestão (Sepog), Governo (Segov), Educação (SME), Infraestrutura (Seinf) e Gabinete do Prefeito. De janeiro a junho de 2020, entram os demais órgãos da Prefeitura. Nesse início, cerca de 20 processos foram escolhidos para testar os sistemas e subsidiar os ajustes finais. No segundo semestre de 2020, todos os processos devem estar virtualizados.

“Pesquisamos outras experiências, estudamos as legislações, o que é exigido em cada um e as etapas de cada processo. Partimos para a customização dos sistemas, capacitamos as equipes envolvidas. Estamos trabalhando nisso ao longo desse ano todo. Essa etapa de teste é fundamental. Por mais que a gente estude, quem coloca a mão na massa nos ajuda a deixar tudo redondo”, explica um dos gerentes do projeto, Wagner Moura (Cotec).

Por trás do SPU Digital, operam outros quatro sistemas criados ou customizados e integrados. O Sistema do Diário Oficial (Sisdom), feito do zero, virtualiza a publicação dos documentos oficiais; o Sistema de Gestão de Documentos (Gidcofor) gerencia documentos do Arquivo Central; o Assine Já é o sistema de assinatura digital; e o Alfresco é uma ferramenta de gestão de conteúdo que permite fazer o upload e a gestão de arquivos com segurança.

“Este projeto é a culminância de uma série de avanços dessa gestão. O amadurecimento de processos, a evolução do suporte tecnológico e a criação de sistemas criaram uma base para a gente entrar nessa nova era”, explica a outra gerente do projeto, Lucineide Alves, coordenadora da Cogem. Uma era que poupa recursos (dinheiro gasto com papel, com impressão e transporte, e espaço físico de armazenamento dessas pastas), economiza tempo para que o servidor se dedique a outras tarefas e dá mais segurança aos processos com todos os documentos armazenados em nuvem.